❶ 如何迎接外賓及迎賓的准備和接待
如何迎接外賓及迎賓的准備和接待
隨著國際交往的密切，越來越多的外賓來訪我國，如何迎接好外賓是一項非常重要的工作。
迎賓是指在交往中，在有約在先的情況下，由主人一方出動專人，前往來訪者知曉的某一處所，恭候對方的到來，在一般情況下，迎賓儀式包括如下內容：
一是賓主雙方熱情見面。
二是向來賓獻花。獻花者通常應為女青年，或少先隊員。若來賓不止一人，可向每位來賓逐一獻花，也可以只向主賓或主賓夫婦獻花。向主賓夫婦獻花時，可先獻花給女主賓，也可以同時向男女主賓獻花。
三是賓主雙方其他人員見面。依照慣例，應當首先由主人陪同主賓來到東道主方面的主要迎賓人員面前，按其職位的高低，由高而低，一一將其介紹給主賓。隨後，再由主賓陪同主人行至主要來訪人員的隊列前，按其職位的高低，由高而低，一一將其介紹給主人。
四是主人陪同來賓與歡迎隊伍見面。
在迎賓工作之中，要進行必要的先期准備，以求有備而行，有備無患。
1掌握基本狀況：一定要充分掌握迎賓對象的基本狀況。來賓尤其是主賓的個人簡況。例如，姓名、性別、年齡、籍貫、民族、單位、職務、職稱、學歷、學位、專業、專長、偏好、著述、知名度，等等。必要時，還需要了解其婚姻、健康狀況，以及政治傾向與宗教信仰。在了解來賓的具體人數時，不僅要務求准確無誤，而且應著重了解對方由何人負責、來賓之中有幾對夫婦，等等。來賓此前有無正式來訪的記錄。如果來賓，尤其是主賓此前前來進行過訪問，則在接待規格上要注意前後協調一致。無特殊原因時，一般不宜隨意在迎賓時升格或降格。來賓如能報出自己一方的計劃，例如，來訪的目的、來訪的行程、來訪的要求等等。在力所能及的前提之下，應當在迎賓活動之中兼顧來賓一方的特殊要求，盡可能地對對方多加照顧。
2制定具體計劃：一定要詳盡制定迎接來賓的具體計劃，可有助於使接待工作避免疏漏，減少波折，更好地、按部就班地順利進行。根據常規，它至少要包括迎送方式、交通工具、膳宿安排、工作日程、文娛活動、游覽、會談、會見、禮品准備、經費開支以及接待、陪同人員等各項基本內容。
單就迎賓而言，接待方亦應有備在先，最為重要的有五項內容。即一是迎賓方式，二是迎賓人員，三是迎賓時間，四是迎賓地點，五是交通工具。
迎賓方式：要不要搞迎賓活動，如何安排迎賓活動。怎樣進行好迎賓活動。一定要精心選擇迎接來賓的迎賓人員，數量上要加以限制，身份上要大致相仿，職責上要劃分明確。在迎賓工作中，現場操作進行得是否得當，乃是關鍵的一環。
時間問題：
1要預先由雙方約定清楚。
2要在來賓啟程前後再次予以確認。
3要提前到達迎賓地點。
地點問題：
1交通工具停靠站。例如，機場、碼頭、火車站、長途汽車站，等等。
2來賓臨時下榻之處。例如，賓館、飯店、旅館、招待所，等等。
3東道主一方用以迎賓的常規場所。例如，廣場、大廳，等等。
4東道主的辦公地點門外。例如，政府大院門口、辦公大樓門口、辦公室門口、會客廳門口，等等。
前三類地點多用以迎接異地來訪的客人。其中的廣場，主要用以迎接貴賓。第四類地點也就是辦公地點門外，則大多用以迎接本地來訪的客人。
確認來賓的身份。通常有四種方法可行。
1、使用接站牌。使用接站牌時，牌子要正規、整潔，字跡要大而清晰。不要隨便用紙亂寫。盡量不要用白紙寫黑字，讓人感到晦氣。接站牌的具體內容，有四種主要寫法：一是「熱烈歡迎某某同志」，二是「熱烈歡迎某單位來賓的光臨」，三是「某單位熱烈歡迎來賓蒞臨指導」，四是「某單位來賓接待處」。
2、使用歡迎橫幅。
3、使用身份胸卡。
4、自我介紹。在方便、務實的前提下，上述四種確認來賓的方法，可以交叉使用。
施禮問題：在迎賓之時向來賓施禮、致意，最重要的是要做到下列四點。
1是與來賓熱情握手；
2是同來賓主動寒暄；
3是對來賓有問必答；
4是為來賓服務周到。接到來賓後，在步出迎近地點時，迎賓人員應主動為來賓拎拿行李。不過，對於來賓手中的外套、提包或是密碼箱，則沒有必要為之「代勞」。